Tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi sự đam mê. Tuy nhiên nếu có mỗi đam mê thì chưa đủ. Đây chỉ là yếu tố cần để theo đuổi nghề, còn muốn làm tốt và lâu dài thì nghề tổ chức sự kiện cần rất nhiều yếu tố khác. Dưới đây là một số tiêu chí bạn nên chuẩn bị trước khi bước chân vào nghề tổ chức sự kiện.
Thứ nhất là sức khỏe: Không có gì ngạc nhiên khi sức khỏe là yếu tố được đề cao hàng đầu. Mọi công việc đều cần có sức khỏe để hoàn thành tốt nhất và với nghề tổ chức event lại càng cần thiết. Đặc thù của nghề event là di chuyển nhiều trên những cung đường xa. Trong những đợt cao điểm khi các chương trình diễn ra chồng chéo lên nhau khiến cho người tổ chức chịu rất nhiều áp lực và phải chạy đua với thời gian để có thể hoàn thành các hạng mục. Mặt khác, những ngày set-up cho sự kiện, bạn gần như không có thời gian để ngủ đủ giấc, ăn uống cũng vô cùng qua loa, tạm bợ, giờ giấc sinh hoạt thất thường, khối lượng công việc phải làm rất lớn. Vì thế, nếu không có sức khỏe và thể lực tốt thì rất khó để hoàn thành nhiệm vụ.
Tổ chức sự kiện là công việc thú vịThứ hai là tính cẩn thận: Tính cẩn thận không chỉ là một ưu điểm mà còn là một điều bắt buộc đối với người làm sự kiện. Theo đuổi công việc này có nghĩa là bạn thường xuyên phải làm việc với đối tác, khách hàng. Vì vậy, sự cẩn thận, tỉ mỉ là điều cần thiết để khách hàng hài lòng với dịch vụ mà bạn cung cấp. Ngoài ra, đức tính này còn giúp chương trình được thực hiện đúng tiến độ và hạn chế tối đa các sự cố ngoài ý muốn có thể xảy ra. Tính cẩn thận có thể rèn luyện qua thời gian nếu bạn quyết tâm và mong muốn theo đuổi nghề một cách nghiêm túc.
Thứ ba là tinh thần làm việc nhóm: bạn không thể đơn phương tổ chức các sự kiện mà không có sự góp sức của bộ phận kĩ thuật, bộ phận thiết kế, bộ phận truyền thông, bộ phận kế toán… Vì vậy, tinh thần làm việc nhóm, biết lắng nghe, chia sẻ, tôn trọng ý kiến của các thành viên là điều hết sức cần thiết. Ngoài ra làm việc nhóm sẽ không chỉ diễn ra một lần duy nhất mà lặp đi lặp lại liên tục nên việc duy trì thái độ hòa nhã, dễ chịu với mọi người cũng là điều mà bạn nên làm.
Nghề tổ chức sự kiện nhiều vất vả nhưng cũng lắm niềm vuiThứ tư là khả năng sáng tạo ý tưởng: kĩ năng này được sử dụng xuyên suốt trong quá trình tổ chức sự kiện từ việc thiết kế ấn phẩm, trang trí địa điểm, lên kịch bản chương trình, kịch bản MC, tiết mục biểu diễn nghệ thuật, xây dựng thông điệp, tổ chức hoạt cảnh… Việc sáng tạo ngoài dựa trên ý kiến cá nhân còn phải thường xuyên lắng nghe phản hồi của khách hàng. Và hiệu quả cuối cùng được đo bằng sự hài lòng của đối tác, khách mời tham gia sự kiện.
Thứ năm là khả năng viết lách: Là người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nghĩa là bạn phải thường xuyên phải viết hồ sơ dự thầu, viết kịch bản sự kiện, viết email cho khách hàng… Vì vậy, khả năng viết cũng là kĩ năng quan trọng mà bạn cần trang bị. Tuy nhiên, nếu quá khó khăn trong việc diễn đạt bằng ngôn từ thì bạn cũng có thể tuyển thêm các biên tập viên để hỗ trợ bạn phần việc này. Tuy nhiên, tốt nhất vẫn là bạn có khả năng để chủ động nhất trong công việc.
Thứ sáu là tạo dựng các mối quan hệ: Mới nghe thì tưởng chừng không liên quan nhưng thực chất nghề tổ chức sự kiện cần rất nhiều đến các mối quan hệ. Việc kết nối thường xuyên và duy trì quan hệ tốt đẹp với khách hàng sẽ tạo ra cho bạn nhiều cơ hội trong công việc. Mối quan hệ với các bầu show sẽ giúp bạn sắp xếp được nhân sự phục vụ sự kiện (MC, PG, nghệ sỹ biểu diễn…) một cách nhanh chóng và chất lượng nhất.
Thứ bảy là kĩ năng giao tiếp: kĩ năng giao tiếp cũng như sự hoạt ngôn là kĩ năng quan trọng giúp bạn tự tin khi tiếp xúc với đối tác, khách hàng. Ngoài ra, kĩ năng này còn giúp ích rất lớn trong việc chữa cháy cho chương trình. Chẳng hạn như nếu MC của bạn vì lí do nào đó mà đến muộn hoặc không đến thì bạn cũng có thể lên sân khấu làm hoạt náo viên trong thời gian chờ đợi phương pháp bổ sung thay thế. Khi tổ chức các chương trình nhỏ không có nhiều ngân sách thì bạn cũng có thể đảm nhận luôn vai trò MC cho sự kiện.
Tổ chức sự kiện dù không phải là ngành quá mới mẻ, song sức hút của nó đối với các bạn trẻ vẫn chưa có dấu hiệu giảm nhiệt. Tuy nhiên, đây cũng là một nghề khó và đòi hỏi nhiều kĩ năng cũng như sự cố gắng và nỗ lực. Nếu xác định theo đuổi nghề lâu dài, bạn phải hiểu rõ ưu, nhược điểm của bản thân và có biện pháp trau dồi bổ sung kinh nghiệm và kiến thức để phục vụ nghề một cách tốt nhất. Khi có đủ năng lực và đam mê thì tổ chức sự kiện thực sự là một ngành có thể mang lại cho bạn cả niềm vui và tiền bạc để bạn trang trải cuộc sống.
